مدیریت وظایف
هر کاربر در این سیستم قادر است امور روزانه‌ی خود را مشاهده و برنامه‌ریزی کند و بدین ترتیب اقدام به انجام وظایف خود به ترتیب موردنظر کند.
کاربر می‌تواند زمان ددلاین وظایف یا وظایفی را که از نظر اجرایی به نقطه‌ی حساس یا بحرانی رسیده‌اند و هم‌چنین میزان پیش‌رفت پروژه را مشاهده کرده و مورد به مورد به وظایف محول شده رسیدگی کند.
هم‌چنین در هر وظیفه کل تاریخ‌چه‌ی آن مورد و تمامی اقدامات قبلی که روی آن انجام شده است نیز قابل مشاهده و پیگیری است.
علاوه بر این، هر نفر بعد از انجام تسک خود، بر اساس گردش کار تعریف شده، تسک را بسته یا به نفر بعدی ارجاع می‌دهد.
مدیریت نقاط حساس هر پروژه
یکی از دست‌آوردهای یک سیستم مدیریت پروژه، هششدارهای به موقع و صحیح به افراد حاضر در پروژه و ناظرین به منظور جلوگیری از بروز بحران و مشکل در سیستم است.
در سیستم مدیریت پروژه‌ی ساتراپف مدیر پروژه قادر است برای تسک‌های مهم یک ویژگی به اسم تسک حساس لحاظ کند و در نقاطی که نیاز باشد، سیستم به فرد مجری و در نقاط حساس‌تر به مدیر پروژه در خصوص این تسک‌ها هشدار دهد.
بروز این هشدارها منجر به ایجاد یک سیستم یک‌پارچه‌ی مدیریتی و جلوگیری از هرگونه تأخیر و خطای انسانی خواهد شد. هم‌چنین مدیر پروژه در نقاط حساس از کل پروژه نیز در جریان پیش‌رفت دارای مشکل و مشکوک قرار خواهد گرفت تا در زمان مناسب، روند اجرای پروژه اصلاح شود.
اولویت‌بندی
اهداف اجرایی، زمان‌بندی اجرایی و ارزش مالی پارامترهایی است که در اولویت انجام وظایف تعریف شده‌ی یک پروژه تأثرگذارند.
در سیستم مدیریت پروژه‌ی ساتراپ، مدیر پروژه می‌تواند تسک‌ها را عاوه بر تاریخ، با استفاده از دو گزینه‌ی دیگر (اولویت و ارزش تجاری) طبقه‌بندی کند و با استفاده از این دو پارامتر، از کارمندان بخواهد تسک‌ها را با ترتیب مشخصی انجام دهند و به این منوال، دست‌یابی به اهداف کای را در قالب یک تیم تسهیل نماید.
پیگیری درصد پیش‌رفت
در یک سیستم مدیریت پروژه کارآمد، هر فعالیت به صورت لحظه‌ای دارای میزان پیش‌رفت مشخصی از نظر زمان، تعداد روز و هم‌چنین درصد خواهد بود.
این میزان پیش‌رفت به صورت زنده و لحظه‌ای محاسبه و نمایش داده می‌شود و علاوه بر این، تنها به افرادی نمایش داده می‌شود که دسترسی کافی برای مشاهده‌ی آن را داشته باشند. درصد پیش‌رفت هر تسک . کل پروژه به کمدیر پروژه کمک می‌کند ابزار دقیقی برای اولویت‌بندی و تغییر اولویت‌های سازمان خود در اختیار داشته باشند.
پیگیری وضعیت هرکار
افراد یک مجموعه روزانه با تعداد زیادی تسک سر و کار دارند؛ از طرفی همه‌ی تسک‌ها یک نفره نیستند و بعضا لازم است با یک گردش کار منظم، تسک بین افراد مختلف تیم جابه‌جا شود. لذا تعیین وضعیت دقیق هر تسک امری ضروری است.
به عنوان مثال ممکن است یک تسک هنوز شروع نشده، در حال انجام یا خاتمه یافته باشد. علاوه بر این ممکن است برخی کارهای مشخص که بین افراد تیم دست به دست می‌شوند، در وضعیت‌هایی مانند بازخورد، نیازمند اصلاح، حل شده یا حتی لغو شده قرار گیرند.
این قابلیت به مدیر پروژه و سایر ناظران کمک می‌کند بتوانند تمامی تسک‌های را که در وضعیت مشخصی هستند، فیلتر کرده و برای نظارت دقیق یا حل مشکلات آن‌ها اقدام کنند.
سازگاری با سازمان‌های مختلف با کاربری متفاوت
در ساتراپ انعطاف پذیری زیادی وجود دارد، به این معنا که اگر شما یک سازمان یا چندین محموعه هستید که هر کدام کاربری خاص خود را دارد، به راحتی می‌توانید ابزارهای مدیریتی مورد نیاز و مربوط به کاربری خودتان را داشته باشد.
مدیریت زمان
مهم‌ترین سرمایه هر سازمان، زمان است. مدیریت صحیح زمان، پیش‌بینی و نظارت دقیق بر مصرف زمان یکی از اساسی‌ترین وظایف یک تیم مدیریت پروژه است.
سیستمی که مدعی مدیریت زمان صحیح و کامل باشد بایستی بتواند:
تاریخ اجرای تسک‌ها را به درستی تنظیم و مدیریت کند.
ارتباط زمانی بین امور اجرایی را نمایش دهد.
مدت زمان مورد نیاز برای اجرای هر تسک را ثبت کند.
پس از انجام کار از کاربر گزارش زمان مصرف شده را دریافت کند و با مقایسه‌ی مورد پیش‌بینی شده و مصرف شده،گزارش دقیقی در اختیار مدیر پروژه قرار دهد و وی را در مدیریت صحیح زمان به بهترین شکل ممکن هدایت و راهنمایی نماید.
سیستم مدیریت پروژه ساتراپ، قابلیت ثبت زمان تخمین زده شده و صرف شده‌ی واقعی را برای پروژه و هر تسک به صورت مجزا در اختیار تیم قرار می‌دهد.
مدیریت بودجه، هزینه و درآمد
امور مالی همواره از پیچیدگی و حساسیت خاص خود برخوردار هستند. تعیین قیمت و تخصیص بودجه برای هر پروژه، ثبت و مدیریت هزینه و درآمد و محاسبه‌ی سود و زیان ناشی از اجرای هر پروژه از امور پیچیده در هر سازمانی است. این فعالیت‌ها معمولا زمان‌بر و دشوار هستند.
در حالی که ساتراپ قادر است با توجه به برنامه‌ریزی‌های انجام شده و گزارش‌های ثبت شده برای هر تسک، به صورت زنده قیمت تمام شده‌ی تقریبا را تخمین زده و با پیش‌رفت پروژه، انحراف تخمین‌ها از هزینه‌ی واقعی را محاسبه نماید. به این ترتیب امکان ایجاد نظارت دقیق بر روی امور هزینه و درآمد فراهم می‌شود.
به بیان دیگر این سیستم در میانه‌ی راه به شما ابزاری برای نظارت بر هزینه‌ها و درآمدهای پروژه و انحراف از آن‌ها از برآوردهای ابتدای کار خواهد داد که می‌توانید مسائل مالی را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
گانت چارت
نمایش آمار و اطلاعات به صورت گرافیکی همواره بهترین راه برای درک صحیح و یک‌باره نسبت به روند پیش‌رفت امور در یک سازمان است. یکی از ابزارهای گرافیکی نمایش پیش‌رفت امور در پروژه‌ها، گانت چارت است.
در این چارت تمام امور یک پروژه با رعایت تقدم و تأخر نسبت به یک‌دیگر و نمایش روابط بین امور، نشان داده می‌شوند و با نمایش تاریخ روز، میزان پیش‌رفت امور در مقایسه با پیش‌رفت زمانی نیز قابل مشاهده است.
همان‌طور که از تعریف استنباط می‌شود، این چارت با پیش‌رفت امور تغییر خواهد کرد و نیاز به بروزرسانی دارد. در یک سیستم مدیریت پروژه آنلاین، گانت چارت به صورت دینامیک و زنده نمایش داده می‌شود.
در نتیجه کارمندان در اجرای درست وظایف خود و مدیران در برنامه‌ریزی صحیح می‌توانند به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کنند.
مدیریت سطح دسترسی کاربران و گروه‌ها
سطح دسترسی، یکی از کلمات کلیدی در مدیریت پروژه است. اطلاعات و داده‌ها همانند خون در رگ‌های یک سازمان در جریان هستند و هر نفر به فراخور وظایف تعریف شده‌اش، نیاز به دسترسی به حجم مشخصی از اطلاعات سازمان را دارد.
علاوه بر این، هر کارمند یا مدیر با توجه به سطح دسترسی استاندارد خود باید بتواند امور مشخصی را در پروژه‌ها انجام دهد و به سایر بخش‌های پروژه‌ها دسترسی نداشته باشد.
در سیستم مدیریت پروژه آنلاین ساتراپ، هر کارمند با توجه به نقشی که در هر پروژه دارد، به بخش مشخصی از اطلاعات جهت مشاهده، بخش مشخصی از فرآیندها جهت اجرا و بخش مشخصی از گزارشات جهت ویرایش دسترسی خواهد داشت. به بیان دیگر افراد فقط و فقط به امور و اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت که باید داشته باشند.
تعداد کاربران
در سیتم‌های مدیریت پروژه‌ی سنتی تعداد اندکی از کارمندان، که معمولا تیم مدیریت پروژه نامیده می‌شوند، به اطلاعات برنامه‌ریزی پروژه‌ها دسترسی دارند و وظیفه‌ی جمع‌آوری اطلاعات و تحلیل داده‌ها را نیز بر عهده خواهند داشت.
فشار کاری زیاد روی تیم مدیریت پروژه و سواد بسیار بالای مورد نیاز برای تشکیل چنین تیمی، منجر می‌شود فرآیند مدیریت پروژه امری هزینه‌بر و دارای خطای بسیار باشد. در سیستم‌های مدیریت آنلاین پروژه، هر کارمند به نوعی مدیر پروژه‌های خود است و می‌تواند با استفاده از ابزاری که در اختیار وی قرار داده می‌شود، اولویت‌بندی و گزارش‌دهی را به نحو استاندارد انجام داده و عملا وظیفه‌ی تیم مدیریت پروژه به امری نظارتی، تحلیلی و مشورتی تبدیل خواهد شد.
به بیان دیگر می‌توان گفت تیم مدیریت پروژه به بزرگی تمام کاربران و مشتریان آن خواهد بود.
گزارش‌دهی زنده و برخط
یک مدیر برای تصمیم‌گیری در مورد سیاست‌های اجرایی و بروزرسانی فعالیت‌ها نیاز به گزارش‌هایی دارد که آخرین وضعیت و شرایط را توضیح دهد و وی را در امر تصمیم‌گیری و سیسات‌گذاری کمک کند.
تهیه‌ی گزارش به روش سنتی مشکلات متعددی دارد:
1.مدت زمان مورد نیاز برای تهیه‌ی گزارش
2.قدیمی بودن اطلاعات
3.وجود پروتکل‌ها امنیتی در خصوص برخی اطلاعات
در سیستم مدیریت پروژه‌ی آنلاین ساتراپ، فرآیند گزارش‌گیری به قدری ساده است که یک مدیر می‌تواند با زدن چند دکمه، آمار و اطلاعات مورد نظر خود را مشاهده کرده و علاوه بر دسترسی به بروزترین اطلاعات سازمانی به صورت زنده، اطلاعاتی را مشاهده کند که فقط شخص مدیر و کارمندان رده‌بالای شرکت به آن دسترسی خواهند داشت. به بیان دیکر نیازی نیست تیم مدیریت پروژه به تمام اطلاعات طبقه‌بندی شده به منظور تهیه‌ی گزارش دسترسی داشته باشد.
اطلاع‌رسانی ایمیلی
استانداردترین روش برقراری ارتباط سازمانی، ایمیل است. کارمندان علاقمندند وقتی کاری به ایشان سپرده می‌شود، یک ایمیل دریافت کنند. هم‌چنین زمانی که شخص دیگری به فعالیت مورد نظر شما پاسخ می‌دهد، یا تسکی را که برای دریافت راهنمایی به شخص دیگری سپرده بودید به شما بازمی‌گرداند، دریافت یک ایمیل راه ساده‌تی برای اطلاع‌رسانی خواهد بود. علاوه بر این در زمان هشدار و نزدیک شدن به بحران، دریافت یک ایمیل اطلاع‌رسانی می‌تواند از بحران‌های سیستمی پیش‌گیری نماید.
در سیستم مدیریت پروژه ساتراپ، ما برای مواردی که به صورت استاندارد وجود دارد، (دریافت تسک، دریافت بازخورد، خبر جدید، بروزرسانی صفحات ویکی، پرونده و فایل جدید) و برای مواردی مثل نزدیک شدن به زمان انجام یک تسک مهم که در شرکت شما به عنوان هشدار شناخته می‌شود، افراد مرتبط با پروژه هر کدام یک ایمیل دریافت و از وضعیت مربوطه آگاه خواهند شد.
پورتال مشتریان
شفافیت در ارتباط با مشتریان می‌تواند یکی از ارزشمندترین ویژگی‌‌های هر سازمانی باشد. مشتری شما نیاز دارد همواره از گزارش‌های به روز مطلع باشد و به سادگی وضعیت مشکلات، درخواست‌ها و پیش‌رفت پروژه‌ها را مشاهده کرده و بتواند به راحتی مشکلات خود را گزارش نماید و از روند پاسخ‌گویی مجموعه آگاه باشد.
در سیستم مدیریت پروژه ساتراپ، مشتری شما می‌تواند در پروژه‌ای که برای وی در نظر می‌گیرید، به عنوان ناظر حضور دشته باشد وبا توجه به سطح دسترسی تعریف شده، بتواند حجم مشخصی از اطلاعات را مشاهده کند.
هم‌چنین وی قادر خواهد بود مشکلات و مسائل مورد نظر خود را به سادگی ثبت و پیگیری کند. به این صورت، بخشی از پرسش‌های مطرح شده از تیم پشتیبانی خود به خود رفع خواهد شد.